HOFFIQ — PRIVACYVERKLARING
23 oktober 2026 · concept 1.1

CONCEPT — NOG NIET DEFINITIEF
Dit is een concept voor de huidige website. De volledige bedrijfsgegevens, bewaartermijnen en afspraken over gegevensverwerking worden vóór publieke ingebruikname aangevuld. Voor vragen kun je mailen naar info@hoffiq.nl.

Wie verantwoordelijk is
HoffIQ is de beoogde handelsnaam voor zakelijke dienstverlening op het gebied van slimme systemen, automatisering, data, AI en marketing. De officiële naam, rechtsvorm, het KvK-nummer en de toepasselijke adres- en contactgegevens worden na inschrijving toegevoegd. Er is nu geen privéadres gepubliceerd.

De persoon of onderneming achter HoffIQ is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens voor eigen contact, offertes en administratie. De volledige identiteit wordt na de inschrijving ingevuld. Voor privacyvragen is info@hoffiq.nl het contactpunt.

Wat er op deze website gebeurt
Het contactformulier maakt in je browser een e-mailconcept. Het formulier stuurt de ingevulde velden niet naar een webserver of formulierdienst en slaat ze niet op in een website-database. Je kunt je tekst ook kopiëren of als tekstbestand downloaden. De invoer wordt door de website niet in cookies of lokale browseropslag bewaard.

Wanneer je een e-mailprogramma opent, wordt het concept aan dat programma doorgegeven. Pas wanneer je zelf verzendt, ontvangt HoffIQ je bericht. Je e-mailaanbieder kan concepten en verzonden berichten verwerken volgens zijn eigen voorwaarden. Een download of gekopieerde tekst beheer je zelf op je apparaat.

De website bevat geen door HoffIQ toegevoegde advertentie- of analysetrackers. Lettertypen, scripts en afbeeldingen worden met de website meegeleverd. HoffIQ host de website op een eigen server. De webserver en webproxy kunnen technische loggegevens vastleggen, zoals IP-adressen, opgevraagde URL’s, tijdstippen en browserinformatie, voor de werking en beveiliging van de website.

Gegevens, doelen en grondslagen
Bij een aanvraag gaat het om je naam, zakelijk e-mailadres, eventueel bedrijfsnaam en de inhoud van je bericht. Dat is nodig om je vraag te beantwoorden, een gesprek te voeren of een offerte voor te bereiden. Je bent niet verplicht contact op te nemen of gegevens te verstrekken. Zonder een bereikbaar e-mailadres en voldoende informatie kunnen we je aanvraag mogelijk niet beantwoorden; de bedrijfsnaam is optioneel. Deel geen wachtwoorden, API-sleutels of bijzondere persoonsgegevens in een kennismakingsbericht.

Ben je zelf de beoogde contractpartij, bijvoorbeeld als zelfstandig ondernemer, dan kan de voorbereiding of uitvoering van de overeenkomst de grondslag zijn. Gaat het om een contactpersoon van een zakelijke klant, dan is het gerechtvaardigd belang om zakelijke aanvragen en de klantrelatie te behandelen het uitgangspunt. Daarbij wegen we het belang van die verwerking af tegen je privacy.

Voor de uitvoering en administratie van een opdracht kunnen aanvullende zakelijke contact-, opdracht- en factuurgegevens nodig zijn. Wettelijk verplichte administratie wordt verwerkt op basis van een wettelijke verplichting. Deze website gebruikt geen uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming die juridische of vergelijkbare ingrijpende gevolgen voor je heeft.

Dienstverleners en doorgifte
HoffIQ gebruikt Google Workspace voor e-mail. Berichten en eventuele bijlagen aan info@hoffiq.nl worden via deze dienst verwerkt. Gegevens worden alleen gedeeld voor een passende dienst of als een wettelijke verplichting dat vereist. Dit concept bevat geen toestemming voor verkoop van persoonsgegevens of voor marketing door derden.

Vóór de definitieve publicatie worden de rollen van betrokken dienstverleners, relevante bewaartermijnen en eventuele verwerking buiten de Europese Economische Ruimte vastgesteld. Waar nodig worden verwerkersafspraken en passende waarborgen voor internationale doorgifte vastgelegd.

Hoe lang gegevens nodig zijn
Gegevens over een losse vraag worden niet langer bewaard dan nodig om die vraag en een redelijke opvolging af te handelen. Bij een opdracht worden gegevens bewaard zolang die nodig zijn voor uitvoering, administratie, wettelijke verplichtingen of de afhandeling van een concreet geschil. Fiscale basisadministratie kent doorgaans een bewaarplicht van zeven jaar; dat betekent niet dat ieder contactbericht zeven jaar wordt bewaard.

De praktische verwijdermomenten voor aanvragen, projectcorrespondentie en technische logbestanden worden vóór ingebruikname vastgesteld. Deze conceptversie pretendeert geen al ingericht bewaarbeleid.

Jouw rechten
Afhankelijk van de verwerking kun je inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht van je persoonsgegevens vragen. Je kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang. Als een verwerking op toestemming berust, kun je die toestemming intrekken; eerdere rechtmatige verwerking blijft dan geldig.

Je kunt je verzoek richten aan het privacycontact van HoffIQ. We controleren je identiteit op een manier die bij het verzoek past; stuur niet uit jezelf een kopie van je identiteitsbewijs. In beginsel krijg je binnen een maand antwoord. Als een wettelijke verlenging nodig is, hoor je dat binnen die eerste maand met de reden.

Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/een-tip-of-klacht-indienen-bij-de-ap).

Gegevens binnen een klantopdracht
Deze verklaring gaat over de eigen website, communicatie en administratie van HoffIQ. Als HoffIQ persoonsgegevens verwerkt in een ticketsysteem, automatisering, AI-toepassing of andere omgeving van een opdrachtgever, bepalen de feitelijke werkzaamheden wie waarvoor verantwoordelijk is. Bij verwerking in opdracht worden waar nodig afzonderlijke verwerkersafspraken gemaakt. Deze verklaring vervangt geen verwerkersovereenkomst.

Wijzigingen en contact
Bij wijzigingen in de verwerking wordt deze verklaring aangepast. De datum en versie staan bovenaan. De definitieve versie wordt gepubliceerd zodra de ontbrekende bedrijfs- en verwerkingsgegevens zijn bevestigd. Privacycontact: info@hoffiq.nl.